Vattenfalls stora idrottsarrangemang

600 personer, 27–30 augusti 2015

Uppdraget

Det stora statliga företaget Vattenfall har 13 interna idrottsföreningar bestående av egen personal, runtom i hela landet, även på Gotland. De kontaktade oss för att be om vår hjälp att genomföra ett idrottsarrangemang. I kundens önskemål fanns att få hjälp med att ta hand om all logistik kopplad till resa, boende, luncher, festkväll, hyrcyklar mm. Själva idrottsarrangemangen skulle kunden tillsammans med lokala idrottsföreningar själva ansvara för.

Utmaningen

Kunden uppskattade att det totalt skulle bli ca 500–800 deltagare men då bokningar skulle komma in från totalt 13 olika föreningar fanns såklart en stor felmarginal i detta. En av de största utmaningarna blev därför att säkerställa kapacitet på både boende och färja, och detta under en väldigt attraktiv period på Gotland, nämligen veckoslutet under sista veckan av augusti, som alltid är mycket bokad på hela ön.

Roliga fakta: Upptog två hela boendeanläggningar i Visby med omnejd | 400 cyklar | 6 lokala idrottsföreningar var inblandade i tävlingarna | En och annan sträckning uppkom under idrottstävlingarna

Lösningen

Lösningen blev att snabbt skicka ut en första preliminär anmälan tillsammans med kunden. Deltagarna kunde välja mellan två boendealternativ, varav ett hotellboende centralt i Visby och ett alternativ i form av stugboende strax utanför Visby. I denna inbjudan fanns även flera alternativ på avgångar med Destination Gotland från både Oskarshamn och Nynäshamn.

Resultatet

Det hela resulterade i 600 glada deltagare som fick ta del av ett Gotland som visade sig från sin bästa sida med sol och härligt väder! Tävlingarna löpte på utan problem under två dagar. Personal från Hansa Event fanns hela tiden med och hjälpte till: på plats vid ankomst med färjan, incheckning vid boenden, utlämning av hyrcyklar och vid luncherna. Vi höll också ihop den avslutande festkvällen på Wisby Strand där alla 600 personer avnjöt en god middag samtidigt som solen sakta sänkte sig ner i Östersjön. Med live-underhållning och DJ så var stämningen på topp ända in på småtimmarna.

När vi sedan dag fyra vinkade av alla deltagare vid färjeläget och Visby Airport var humöret på topp och helhetsbetyget från både vår kund och alla deltagare var det bästa tänkbara.

När vi bestämde oss för att arrangera Sommar-VM, med ca. 600 deltagare, så insåg vi att vi inte skulle klara av det på egen hand. Valet föll då på Hansa Event. Vi fick all hjälp vi kunde begära med bokningar av resor, boende samt cyklar för alla deltagare. Även den avslutande kamratfesten på Wisby Strand planerade och genomförde Hansa Event på bästa sätt. Vi har bara hört lovord från deltagarna.

Tävlingsledare
TävlingsledareVattenfall/GEAB IFwww.vattenfall.se